Septiembre es cuando todo el mundo se da cuenta de que el contrato de limpieza lleva tres años igual. La plantilla ha crecido, se ha montado una sala nueva, la mitad del equipo teletrabaja los viernes y el plan de tareas sigue siendo el que se firmó cuando la oficina tenía otra planta y otro horario.

Es buen momento para revisarlo. No para pedir descuento a ciegas, sino para ajustar el plan a lo que realmente pasa en el edificio. En muchos casos se puede limpiar mejor gastando lo mismo, y a veces menos.

Primero, mide el tránsito real

Antes de tocar nada, apunta durante dos semanas cuánta gente hay cada día en la oficina. No la plantilla en nómina: la gente que entra por la puerta.

Es la variable que más manda. Una oficina con cuarenta personas de lunes a jueves y doce los viernes no necesita el mismo servicio todos los días. Lo que se ensucia proporcionalmente al número de personas son los aseos, el office, las papeleras y las zonas de paso. Lo que se ensucia por el mero paso del tiempo —polvo en estanterías, mamparas, luminarias— va igual haya diez o cuarenta.

De ahí sale la primera decisión sensata: repaso diario de aseos, office y accesos; rotación semanal de puestos y salas. Si los viernes hay poca gente, ese día puede ser el del fondo semanal en vez de un pase normal.

Segundo, mira qué tareas ya no aplican

En casi todos los planes que revisamos hay líneas fósiles. Alguna de estas te sonará:

• Limpieza diaria de una sala de reuniones que se usa dos veces al mes.
• Aspirado de moqueta en una zona que se cambió a vinílico hace dos años.
• Reposición de papel en un aseo que ya tiene dispensador de otro sistema.
• Repaso de una zona de archivo donde ya no entra nadie.

Quitar esas líneas libera horas para lo que sí hace falta, que casi siempre es lo mismo: aseos y cristal interior.

Tercero, cuenta los aseos

Es el punto donde más se falla. La regla que usamos: una cabina de aseo con uso intenso necesita un repaso cada cuatro horas de actividad, no uno al día. En una oficina con cuarenta personas y dos aseos, un solo pase por la mañana significa que a las cinco de la tarde el aseo lleva ocho horas sin tocar.

No hace falta duplicar el servicio entero: basta con un pase corto de media hora a mediodía centrado en aseos, papeleras y office. Suele costar menos de lo que la gente imagina y es lo que más cambia la percepción de la plantilla.

Cuarto, revisa el rendimiento que te están cobrando

Una persona con experiencia limpia alrededor de 180 m² por hora en oficina de tránsito medio: eso es aspirar o mopear el suelo, vaciar papeleras, repasar mesas libres y hacer aseos proporcionalmente. En una comunidad ronda los 150 m²/h; en nave diáfana con máquina sube a 400.

Con eso puedes hacer la cuenta al revés. Si tu oficina tiene 600 m² y el presupuesto contempla dos horas diarias, el rendimiento exigido es de 300 m²/h. Se puede hacer, pero significa pasar rápido: no esperes que además se limpien mamparas o se ordene el office.

Y si alguien te ofrece 600 m² en una hora, no es que sea más eficiente: es que no va a hacer la mitad de las tareas del pliego.

Quinto, comprueba el precio hora

La hora de limpieza profesional con el personal en nómina bajo el convenio provincial, con seguro de responsabilidad civil y supervisión, está entre 16 y 21 euros más IVA. El tramo bajo, para tardes entre semana en locales sencillos. El alto, para horario nocturno, sábados u oficinas dentro de naves con acceso por zona de producción.

Traducido a mensualidades: una oficina de 300 m² con tres visitas por semana se mueve entre 350 y 500 euros al mes. Si tu presupuesto está muy por debajo de ese rango, la pregunta correcta no es cómo lo consiguen, sino quién lo está pagando.

Sexto, pide el parte de trabajo

Si la empresa que te limpia no deja constancia escrita de cada visita, no tienes forma de saber qué se hace. Un parte firmado con fecha, hora de entrada y salida, tareas realizadas e incidencias detectadas vale más que cualquier reunión de seguimiento. Y las incidencias son útiles de verdad: una fuga bajo el fregadero o una luminaria fundida detectadas por quien limpia te ahorran un problema mayor.

Cómo lo hacemos nosotros

Cuando entramos en una oficina que viene de otro proveedor, lo primero es una visita de toma de datos: metros por zona, aseos, tipo de suelo, número de personas y horario. Con eso montamos el plan por zonas y frecuencias, y sale el presupuesto cerrado por escrito en dos días laborables. Si hay personal adscrito con más de cuatro meses, se subroga según convenio y el cambio no deja ningún día sin servicio.

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